Predračun in račun sta dokumenta, s katerima se pri poslovanju sreča skoraj vsak podjetnik. Ker sta si lahko na prvi pogled podobna in pogosto vsebujeta podobne podatke, ju predvsem novi podjetniki včasih zamenjujejo. Vendar njun namen ni enak.

Predračun je praviloma povezan s ponudbo oziroma pozivom k plačilu pred izvedbo posla, račun pa z že opravljeno dobavo blaga ali storitvijo. Razumevanje razlike je pomembno tako zaradi urejene dokumentacije kot zaradi pravilnega spremljanja plačil.

Kaj je predračun?

Predračun je dokument, s katerim podjetje kupcu predstavi znesek, ki ga bo moral plačati za določeno blago ali storitev. Pogosto se uporablja takrat, ko podjetnik želi plačilo še pred začetkom dela oziroma dobavo. Na njem so lahko navedeni podatki o prodajalcu in kupcu, opis izdelkov ali storitev, količine, cene, skupni znesek, podatki za plačilo in rok, do katerega naj kupec znesek poravna.

Pomembno pa je, da predračuna ne enačimo z računom. Njegov osnovni namen je kupcu sporočiti pogoje in podatke za plačilo. Če kupec predračuna ne plača in do posla ne pride, predračun sam po sebi ne pomeni, da je podjetje prejelo prihodek.

Kaj je račun?

Račun je dokument, ki ga prodajalec izda za opravljeno dobavo blaga oziroma izvedeno storitev. Za razliko od predračuna ima račun pomembno vlogo v poslovnih in davčnih evidencah, zato mora vsebovati predpisane podatke.

Mednje glede na okoliščine sodijo predvsem:

  • podatki o izdajatelju in kupcu;
  • datum izdaje računa;
  • zaporedna številka računa;
  • opis in količina blaga oziroma obseg storitve;
  • cena in skupni znesek;
  • podatki, povezani z DDV, kadar so potrebni;
  • drugi podatki, ki jih zahtevajo veljavni predpisi.

Podjetnik mora zato poskrbeti, da so računi pravilno izdani, ustrezno evidentirani in shranjeni.

Ključna razlika je v namenu dokumenta

Najlažje si razliko predstavljamo s preprostim primerom.

Izvajalec se s stranko dogovori za izdelavo spletne strani v vrednosti 2.000 evrov. Pred začetkom projekta ji lahko pošlje predračun, na katerem so navedeni dogovorjeni znesek in podatki za plačilo. Če pa se dogovorita, da bo stranka plačala šele po dokončanju projekta, izvajalec po opravljeni storitvi izda račun.

Izdaja predračuna
Predračun nastopi pred izvedbo storitve, račun pa po njej.

Predračun torej pogosto nastopi pred izvedbo posla, račun pa je povezan z dejansko dobavo oziroma opravljeno storitvijo. V praksi je lahko postopek nekoliko bolj zapleten, če stranka dogovorjeni znesek ali njegov del plača vnaprej. Takrat se pojavi še tretji dokument – avansni račun.

Kaj se zgodi, ko stranka predračun plača?

Plačilo predračuna je pomembna točka, saj podjetje prejme denar, čeprav blago morda še ni bilo dobavljeno oziroma storitev še ni bila opravljena. Takšno plačilo predstavlja predplačilo oziroma avans. Predvsem pri zavezancih za DDV lahko zaradi prejetega predplačila nastanejo dodatne obveznosti, zato plačanega predračuna ne smemo preprosto obravnavati, kot da je celoten postopek s tem zaključen.

Če vas zanima, kaj sledi po prejemu predplačila, preverite tudi kdaj mora podjetnik izdati avansni račun in kako se prejeti avans pozneje upošteva pri končnem računu. Tako lahko celoten proces pri poslu s predplačilom vključuje več dokumentov, od predračuna pred plačilom do končnega računa po opravljeni dobavi.

Kdaj je predračun posebej uporaben?

Predračun je koristen predvsem takrat, ko želite pogoje plačila jasno določiti še pred začetkom izvedbe naročila. Pogosto se uporablja pri projektih večje vrednosti, izdelavi izdelkov po naročilu, rezervacijah, storitvah, pri katerih mora izvajalec vnaprej kupiti material, in pri novih strankah, pri katerih podjetnik še nima vzpostavljene zgodovine sodelovanja.

Predračun
Predračun omogoča jasen dogovor o plačilu pred izvedbo.

Predplačilo lahko podjetniku izboljša denarni tok in zmanjša tveganje neplačila po opravljenem delu. Pri večjih projektih se lahko stranki dogovorita tudi za plačevanje v več fazah. Predračun je v takšnih primerih praktičen način, da kupec pred plačilom jasno vidi dogovorjeno vrednost in podatke, potrebne za nakazilo.

Pazite, da dokumentov ne zamenjujete

Ena od napak pri poslovni administraciji je uporaba različnih izrazov za dokumente, ne da bi podjetnik poznal njihov dejanski namen.

Dobro je razlikovati predvsem med tremi situacijami:

  • predračun – kupcu sporočite, kaj in koliko naj plača;
  • avansni račun – povezan je z že prejetim predplačilom in obveznostmi, ki iz njega izhajajo;
  • končni račun – izda se ob opravljeni dobavi oziroma storitvi, pri njem pa se upoštevajo tudi že prejeta predplačila.

Če podjetje pogosto posluje s predplačili, je še posebej pomembno, da ima vzpostavljen pregleden sistem, iz katerega je razvidno, kateri dokumenti in plačila pripadajo posameznemu naročilu.

Urejeni dokumenti pomenijo manj zapletov

Predračun in račun imata v poslovnem procesu različni vlogi. Predračun je uporaben predvsem pred izvedbo posla in lahko kupcu služi kot podlaga za plačilo, medtem ko je račun povezan z opravljeno dobavo blaga oziroma storitvijo.

Posebno pozornost zahtevajo primeri, ko kupec plača vnaprej, saj je treba pravilno obravnavati prejeto predplačilo in ga pozneje upoštevati na končnem računu. Jasno ločevanje dokumentov in sprotno evidentiranje plačil omogočata boljši pregled nad poslovanjem ter zmanjšujeta možnost administrativnih in računovodskih napak.