Dogovorjen posel še ne pomeni nujno, da mora podjetnik na plačilo čakati do zaključka dela. Pri večjih naročilih, daljših projektih ali sodelovanju z novimi strankami je pogosto smiselno zahtevati, da naročnik del dogovorjenega zneska poravna vnaprej.

Predplačilo oziroma avans lahko podjetniku izboljša denarni tok in zmanjša tveganje neplačila, naročniku pa jasno potrdi rezervacijo termina ali začetek izvedbe. Kljub temu predplačila niso primerna za vsak posel. Pomembno je predvsem, da so pogoji dogovorjeni vnaprej in da podjetnik prejeta plačila pravilno evidentira.

Kaj pomeni predplačilo?

Predplačilo pomeni, da kupec del ali celoten znesek poravna, še preden podjetje dobavi blago oziroma v celoti opravi dogovorjeno storitev. Višina predplačila je odvisna od narave posla in dogovora med strankama.

Pri nekaterih naročilih lahko podjetnik zahteva plačilo celotnega zneska vnaprej, pri drugih pa na primer 20, 30 ali 50 odstotkov vrednosti. Takšen način plačevanja je pogost pri storitvah po naročilu, daljših projektih, rezervacijah in naročilih, pri katerih ima izvajalec že pred začetkom dela večje stroške.

Katere so glavne prednosti predplačila?

Za podjetnika je ena največjih prednosti bolj predvidljiv denarni tok. Če mora za izvedbo naročila kupiti material, rezervirati zunanje sodelavce ali vložiti več ur dela, mu avans zagotovi del potrebnih sredstev že pred zaključkom projekta.

Predplačilo lahko prinese še druge koristi:

  • manjše tveganje neplačila, saj je del dogovorjenega zneska poravnan že pred izvedbo;
  • potrditev resnosti naročila, ker stranka z nakazilom pokaže dejansko namero za sodelovanje;
  • lažje financiranje izvedbe, predvsem kadar ima podjetnik pred začetkom dela večje stroške;
  • boljše načrtovanje denarnega toka, saj del prihodka prejme prej;
  • večja varnost pri novih strankah, s katerimi podjetnik še nima izkušenj.

Predplačilo je lahko posebej koristno tudi takrat, ko podjetnik zaradi naročila rezervira večji del svojih kapacitet in bi odpoved stranke tik pred začetkom pomenila izgubo drugih poslovnih priložnosti.

Predplačilo prinaša tudi določena tveganja

Prejeti denar še ne pomeni, da je posel zaključen. Podjetnik mora dogovorjeno blago oziroma storitev še vedno dobaviti, zato predplačila ne bi smel obravnavati enako kot prihodek od že zaključenega posla.

Tveganje pri predplačilu
Pri predplačilu vnaprej določite pogoje odpovedi in vračila prejetega denarja.

Težave lahko nastanejo tudi, če naročnik projekt odpove, če se spremeni obseg naročila ali če izvajalec storitve ne more dokončati v dogovorjenem roku. Takrat se lahko pojavi vprašanje, ali je treba predplačilo v celoti ali delno vrniti. Zato naj bodo še pred plačilom jasno dogovorjeni obseg naročila, višina predplačila, roki izvedbe ter pogoji v primeru odpovedi ali spremembe naročila.

Kako določiti primerno višino predplačila?

Enotnega odstotka, ki bi bil primeren za vse dejavnosti, ni. Višina je odvisna od vrednosti posla, stroškov, trajanja projekta, tveganja in poslovnega odnosa z naročnikom.

Pri določanju zneska si lahko podjetnik pomaga z nekaj vprašanji:

  • Kolikšni stroški bodo nastali še pred zaključkom naročila?
  • Koliko časa oziroma kapacitet bo treba rezervirati za projekt?
  • Ali je naročilo izdelano posebej za kupca?
  • Ali gre za novo ali dolgoletno stranko?
  • Kakšno finančno tveganje bi pomenilo, če kupec po zaključku ne bi plačal?

Cilj predplačila ni nujno vnaprej prejeti čim večji delež kupnine. Pomembneje je najti razmerje, ki podjetniku zagotavlja ustrezno varnost, za naročnika pa ostaja sprejemljivo.

Kaj mora podjetnik urediti po prejemu predplačila?

Ko denar prispe na račun, ga je treba pravilno evidentirati. Posebej pozorni morajo biti podjetniki, identificirani za namene DDV, saj lahko prejeto predplačilo vpliva tudi na trenutek nastanka obveznosti za obračun DDV. Takrat se lahko pojavi tudi obveznost izdaje avansnega računa.

Evidentiranje predplačila
Po prejemu predplačila poskrbite za pravilno evidenco in potrebne dokumente.

Če želite podrobneje preveriti, kdaj mora podjetnik izdati avansni račun, katere podatke mora ta vsebovati in kako se prejeti avans pozneje upošteva pri končnem računu, si oglejte podrobnejši vodič o avansnih računih. Pomembno je predvsem, da podjetnik ohrani jasen pregled nad tem, koliko je kupec že plačal in koliko mu bo treba zaračunati po zaključku posla.

Pogoste napake pri dogovarjanju o predplačilu

Veliko zapletov ni posledica samega avansa, temveč nejasnega dogovora med podjetnikom in naročnikom. Med pogostejšimi napakami so zahtevanje predplačila brez jasno opredeljenega obsega naročila, nejasni pogoji glede odpovedi, slabo spremljanje že prejetih zneskov in napačno upoštevanje predplačila pri končnem obračunu.

Težava je lahko tudi poraba celotnega avansa, še preden podjetnik izpolni svojo obveznost do stranke. Če se projekt zaplete ali je treba del denarja vrniti, lahko to povzroči težave z likvidnostjo. Pri večjih poslih je zato smiselno dogovor o predplačilu zapisati dovolj jasno, da obe strani razumeta svoje obveznosti.

Jasna pravila zmanjšajo tveganje za obe strani

Predplačilo je lahko zelo uporaben način zmanjševanja poslovnega tveganja. Podjetniku omogoča, da del sredstev prejme pred začetkom ali zaključkom dela, hkrati pa potrjuje resnost naročnikovega interesa. Največ koristi prinese takrat, ko so pogoji določeni vnaprej.

Višina avansa, obseg naročila, roki, način končnega obračuna in pogoji morebitnega vračila naj bodo jasni obema stranema. Ko podjetnik predplačilo prejme, pa se poslovni vidik poveže še z administrativnim in davčnim. Zato je poleg dobrega dogovora s stranko pomembno tudi pravilno evidentiranje avansa ter pravočasna izdaja ustreznih dokumentov.